Преодоление организационной сложности
Кажется, что проблема организационной сложности донимает руководителей больше всего. По крайней мере, об этом свидетельствуют результаты нескольких масштабных опросов. Так, согласно исследованию IBM Global CEO1, большинство респондентов отметили, что теперь им труднее справляться не с управлением изменениями, как это было раньше, а с управлением сложностью. А согласно заключению исследования KPMG2, 94% опрошенных лидеров считают, что эффективное управление сложностью — это один из важнейших факторов успеха бизнеса.
Рон Ашкенас предлагает семь «простых» стратегий, которые могут помочь справиться с организационной сложностью. При этом он подчеркивает, что применять каждую из них можно на любых участках, в любой последовательности и с любой интенсивностью. Главное, чтобы в течение определенного периода времени все семь следующих подходов были реализованы.
1. Удалите «мусор». Лучшей стартовой площадкой для упрощения является избавление от бессмысленных правил и бессмысленных действий. А этого «добра» в каждой организации немало. Скажем, посмотрите сколько людей должны подписывать заявку о закупке чего-то. Или со сколькими менеджерами нужно согласовывать какую-то информацию перед тем, как ее предстать высшему руководству или внешним сторонам? Избавившись от никому не нужных вещей, вы повысите свою пропускную способность как руководителя и, соответственно, у вас появится время на то, чтобы сфокусироваться на более существенных участках упрощения.
2. Посмотрите на состояние дел извне. Краеугольным камнем процесса упрощения должна стать необходимость создания ценности для клиентов — как внешних, так и внутренних. Что действительно нужно вашим клиентам? Что нужно сделать, чтобы не мешать вашим работникам нормально работать? Скажем, некоторым компаниям не мешало бы пересмотреть процедуры своих контакт-центров. Лишние вопросы только увеличивают время ожидания в очереди и испытывают терпение клиентов, и главное, мешают персоналу выяснять, в чем же, собственно, сущность проблемы, с которой обратился потребитель.
3. Постоянно просматривайте приоритеты. Один из путей к упрощения — в безостановочной оценке, что крайне важно для бизнеса, а что, так себе — не критично. Ваш список важных вещей постоянно расширяться — переоценивайте приоритеты каждый раз, когда к нему добавляется новая позиция.
4. Смотрите, какой путь короткий. Только вы убедитесь в том, что усилия сфокусированы на важнейших вещах, сразу принимайтесь за основные бизнес-процессы. Есть ли в них лишние этапы, пересечения, «обходные пути»? Какие возможности для их оптимизации?
5. Покончите с «дипломатией». Среди главных причин организационной сложности — нежелание людей откровенно говорить о плохих управленческих привычках, особенно, когда дело касается руководителей высших уровней. Поэтому, не желая того, они иногда ухудшают ситуацию, скажем, теряя время подчиненных плохим управлением на совещаниях, нечетко формулируя задачи, или требуя никому не нужных отчетов. Чтобы минимизировать такие проявления, убедитесь, что их, по крайней мере, нет ни у вас, ни у ваших коллег. Введите практику: пусть, например, еженедельно ваши коллеги предоставляют вам информацию о ваших деструктивных привычках, а вы, соответственно, им.
6. Уменьшите количество иерархических уровней и расширьте сферу полномочий. Еще одни корни сложности — в тенденции добавлять управленческие уровни. Когда такое случается, менеджеры могут иметь одного или двух подчиненных. Поэтому им ничего не остается, как ходить вокруг работников, постоянно «контролируя» то, чем они занимаются. Чтобы избежать распространения микроменеджмента, время от времени просматривайте организационную структуру, сокращая количество управленческих уровней и расширяя сферу полномочий действующих менеджеров.
7. Не допускайте нового загромождения. Сложность в организации — как сорняки на огороде; забудешь о них — и они уже полные властители. Как только вам показалось, что со сложностью покончено, возвращайтесь к пункту 1, и начинайте процесс упрощения вновь. Не ждите, пока сложность вновь начнет разрастаться, портя атмосферу в фирме и разрушая производительность бизнеса.
|
